PDFの文書管理はなぜ進まない？　～全文検索できる文書管理ツールで社内文書を「使える資産」にする方法

探せない社内文書が企業の時間と生産性を奪っている

「確かこの内容は前にもあったはずなんだけど・・・」

「誰かこの契約書の場所を知りませんか？」

みなさんの職場でこんな声を耳にした経験があるのではないでしょうか。こうしたやり取りの多くは、文書が見つからないことから始まります。ファイリングした紙文書やPDF、Word、Excel、PowerPointで作成したものに加え、メール添付をダウンロードしてそのままの状態など・・・。記憶をたどりながら保存していそうなフォルダを探すのはよく見られる光景です。

企業には日々、大量の文書が蓄積されています。本来であれば仕事を助けてくれるはずの情報です。にもかかわらず、このように「どこにあるかわからない」「探すのに時間がかかる」ことで、業務の流れが止まり、集中力も途切れてしまいます。

資料探しにどれくらい時間をかけている？文書管理の現状

紙の書類を探す時間は年間10日分／コクヨ株式会社の調査

2018年のコクヨ株式会社の発表によると、会社員は1日に平均して約20分、紙の書類を探しているという結果になりました。1年間に換算すると、約80時間。これはまるまる10営業日分の時間が「探す作業」に消えている計算です。

これは5年以上も前の調査ですが、現在は改善されているのでしょうか。

デジタル化しても探せない？PDF文書管理の課題／アドビ株式会社の調査

2024年にアドビ株式会社が自社の社員（社内資料をデジタル管理しているデスクワーカー400名（フロントオフィス従事者200名／バックオフィス従事者200名））を対象に、「ビジネスにおける過去資料の活用状況」に関する調査を行いました。

【図２】87％の社員が過去の資料を参照・再利用することがあると回答し、【図３】その資料を探し出すために40％近くの社員が10分以上の時間を費やすとの回答になりました。

そして、過去の資料を活用する際に困難に感じる点を聞いたところ、「必要な資料の検索に時間がかかる（52.4％）」と「資料内の必要な情報にたどりつけない（43.4％）」、「資料のファイル名がわからない（26.7％）」の順に困難を感じていることが分かったのです【図４】。

たどりつけないなら存在しないのと同じ

この結果のように、2018年と比較して書類探しの時間は減っているものの、必要な情報にたどり着くまでの時間は決して少なくありません。

「書類探しの時間」は、予測できないため予定に組み込むことはできず、確実に業務効率を下げてしまいます。特に急ぎの対応や問い合わせ対応の場面では、「探す時間」に比例してストレスや残業が増えてしまいますよね。

ファイル名や保存場所を知っている人しかたどり着けない状態では、文書は「存在していても使えない情報」、もっと言えば「存在していないのと同じ」になってしまいます。「埋もれた宝」になってしまうのはもったいないですね。

【Before】紙文書をPDF化しても、文書管理がうまくいかない理由

点在する文書を整理し使える資料にするために、「まずは紙をスキャンしてPDF化しよう」と考える企業は多いと思います。ファイル名を付けて整理して、検索できるようにするためです。ところが多くの企業が、紙文書のデータ化に取り組みながらも思うような成果を得られていません。

そこには共通したいくつかの”つまずきポイント”があります。

結果として、「苦労してデータ化したのに使われないPDF」になってしまいます。

特に長い歴史を持つ企業では、過去何十年分もの契約書や報告書、技術資料がキャビネットや書庫、外部倉庫に保管されており、業務の傍ら「内容を確認して整理してからデータ化する」という発想そのものが、現実的ではなくなっています。

【After】「整理しなくても、検索できる」という文書管理へ

こうした課題を解決するのが、インフォディオの紙文書・全文検索ビューワー「brox AIサーチ」です。broxはPDFだけでなく、Word、Excel、PowerPointのほか、文字が書かれた写真（tiff、png、jpg）やマイクロフィルムなど、幅広いファイル形式に対応し文書の中身を対象にした全文検索ができます。

ファイル名やフォルダ構成を覚えていなくても、文中に書かれた文字列で必要な文書にたどり着けるのです。

使い方は紙文書はスキャンしてそのままbroxにアップロードするだけ。データ化されている文書はbroxにアップロードするだけです。手間をかけず、細かなルールは不要で「探せる状態」を作ることができる点が大きな特徴です。　

「整理してから活用する」という前提を大きく変えることができるのです。

broxはなぜ全文検索できる？文書管理を支えるスマートOCR

なぜbroxは、文中のキーワードで検索できるのでしょうか。

broxの検索精度を支えているのが、インフォディオの「スマートOCR」に使われているAI-OCRエンジンです。このエンジンを搭載しているので、broxにアップロードすると同時に全文にOCRがかかり、検索が可能になるのです。

スマートOCRは99.8％という高い読み取り精度を誇り、手書き文字はもちろんのこと、

• 古くて黄ばんだ紙
• 斜めにコピーされた文書
• 繰り返しコピーされてノイズが入った文書
• 印鑑が重なった文字

といった条件の悪い文書でも、画像を自動補正して文字を可能な限り正確に読み取ります。

スマートOCRは2025年2月、SaaS比較サイトBOXILの調査で、AI-OCRのシェア・市場規模が1位、一番選ばれているサービスと評価されました。

「ノイズの多い書類だから」「コピーがゆがんでいるから」「ファイル形式がばらばらだから」と諦める必要はありません。

仮に文字認識が難しそうな状態の場合は、アップロードの前後で任意のタグを設定しておけば、タグで検索する方法も可能です。タグの設定はキーワード検索をアシストすることができます。

【導入事例】全文検索で社内図書を活用／明星工業株式会社さま

80年以上の歴史を持つ明星工業株式会社さまでは、書庫に保管された約70万枚の文書をスキャンし、broxでの検索を可能にしました。

導入前は当時を知っている人に聞いてから書庫に足を運んでいました。書類を見つけるまでに30分かかることもあったそうです。現在は人を探すのではなくbroxで探す運用に変わり、10分以内で済むようになりました。

エピソードは導入事例をご覧ください。

文書管理は「整理」から「全文検索」「ナレッジの共有」へ

従来の文書管理は、「どう分類するか」「どうルール化するか」が成功のカギを握っていました。時間をかけて完璧に整理し全社にルールを通知してようやくスタートしても、時間が経つにつれルールがあいまいになっていくのは避けられません。完璧な状態で整理し続けるのは困難です。

しかし、本来の文書管理の目的は「必要な情報を必要な時にすぐ使えること」です。

broxは、「整理しきれなくても、検索できればいい」といった現実的な考え方で本来の目的を達成し、文書管理の負担を大きく減らします。

そもそもデータ化しよう、整理しようとしたのは、「文書を探す手間を減らしたい」「諸先輩方の知恵を資産として活用したい」が目的だったはず。整理はできなくてもいいのです。

broxに保存すると全社の文書を横断して検索できるため、ある部門では知られていなかったナレッジが、他の部署の文書から見つかるようになります。

broxは、文書を「保管」や「検索性の向上」に終わらせず、組織全体のナレッジ共有基盤を強化する効果も期待できるようになるのです。

そのほか、broxを導入すると次のような変化も期待できます。

テーマ	問題点	可能になること
１．資料の共有	各自受講したセミナーの資料など、ファイルを開かないと内容がわからない	受講者が各々のファイル名で保存していても、内容で絞り込んで確認が可能
２．業務の連携	資料を作成した後、隣の部署が同じような仕事をしていたことが判明	部署間の連携が可能になる
３．業務の引継ぎ	担当者の異動により資料が行方不明	引継ぎ漏れがあっても関連資料を見つけ出せる
４．個人のナレッジ蓄積	業務に追われ、プロジェクトで使った資料を全て同じ場所に保存できなかった	キーワード検索で使用した関連書類を検索できる。タグ付けを習慣化しておくと絞り込みも早い

まとめ／全文検索できる文書管理で、社内文書を資産に変える

文書管理の課題は、多くの企業が共通して抱えています。ですが、優先すべき日々の業務の中で後回しになり、探す時間が大きなロスになっていることは見落とされがちです。

「いつか時間ができてから、全てを完璧に整理する」ではなく、「まずは検索できる状態をつくる」。それが社内文書を「使える資産」に変える確実な一歩です。

broxは紙文書も電子データも、企業が持つ文書を無理なく一元化し、「使える情報」へと変える全文検索ツールです。

探す時間を減らし、知識を生かす時間を増やすーー。

文書管理を見直す際の一つの選択肢として、broxを覚えておいて損はないでしょう。

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クラウド版は無料でトライアル可能です。アプライアンス（オンプレミス）版は有料でのトライアルが可能です。お気軽にお問い合わせください。